زمانی که افراد در محیط کار بتوانند با ارتباط گیری مؤثر با یکدیگر رفتار کنند، شاهد روابط کارآمد و سالمی هستیم که علاوه بر اینکه باعث پیشبرد اهداف کاری می شوند، همچنین می توانند یک اجتماع دوستانه و متعادل در روابط انسانی را تشکیل دهند که انسان ها از فعالیت کردن کنار یکدیگر لذت می برند و چه بسا در کنار آن پیشرفت های علمی، حرفه ای و اجتماعی هم خواهند داشت.
برای ساخت، تولید و ارائه محصولات یا خدمات و... افراد با یکدیگر در یک اجتماع بزرگ یا کوچک همکاری می کنند که در راستای رسیدن به یک هدف در تلاش اند. برای به انجام رساندن کاری یا هدفی چند عنصر حائز اهمیت است که عبارتند از : کارکنان، همکاران، مدیر، محیط کار، امکانات. شاید هر فردی تعریف کلیشه ای از هر یک از این عناصر مهم داشته باشد اما قصد داریم به شیوه ای دیگر کاربردی ترین اِلمان های کاری را تعریف کنیم.
تعریف همکار در محیط کار
همکار همان فردی است که وقتی پا در محل کار خود می گذارید او را می بینید، با او زندگی می کنید، وقت می گذرانید تا این که از درب محل کارتان خارج شوید. می توان گفت بخش اعظم روز خود را با همکارانتان می گذرانید. آن ها افرادی هستند که با شما هم هدف بوده و در راستای رسیدن به آن هدف در تلاش اند. پس لازم است که حتماً با مهارتِ نحوه ارتباط گیری با همکاران آشنایی داشته باشید.
ویژگی های همکار خوب و دوست داشتنی چیست ؟
- مسئولیت پذیر
- رازدار
- دست و دل باز در انتقال مهارت ها و دانسته ها به همکاران خود
- انتقادپذیر
- صادق و روراست
- دارای انضباط شخصی و مرتب بودن
- دارای روحیه کار تیمی
- همراه و همدل با دیگران
- مودب و با احترام
- دارای چارچوب و اصول اخلاقی
- از دماغ فیل افتاده نباشد.
- دارای روحیه پیشرفت و پویایی
- دارای ویژگی شنوندگی فعال بودن
- عاری از ویژگی دورویی، قضاوت، حسادت و غیبت
- فعال و خوش انرژی
- متعادل و خود کنترل در هیجانات
- دارای قدرت تصمیم گیری و روحیه مستقل و کاریزماتیک
- داشتن ویژگی تشویق و همیاری به همکاران
- توانایی حل مسائل در ارتباط گیری با دیگران
- داشتن رقابت سالم و کارآمد با همکاران
مزایا و معایب صمیمی شدن با همکار در محیط کار :
یک ضرب المثلی هست که" باجناق فامیل نمیشه!"، در محیط کار هم اغلب این اثبات شده است که همکار دوست صمیمی نمی شود یعنی یک همکار یا باید فقط در نقش یک همکار باشد یا فقط در نقش دوست فوق صمیمی و هر دو قابلیت در یک فرد نمی گنجد. حالا چرا؟
فرض کنید همکار شما دوست صمیمی تان باشد و از طرفی هم شخصیت حساسی دارد که اصلاً انتقاد پذیر نیست. حال در پروژه ای با هم در حال فعالیت هستید ؛ وقتی همکارتان دچار اختلال در طول پروژه شود شما به خاطر احساس عاطفی که نسبت به او دارید نمی توانید به او انتقاد کنید و مجبور می شوید که سهل انگاری های او را خود جبران کنید و این مورد باعث دل زدگی شما در کارتان می شود.
این تنها مثال کوچکی از تلفیق ویژگی همکار بودن و صمیمی بودن در محیط کار است و شاید هم همکارانی باشند که صمیمیت شان لطمه ای به شغل آن ها نزده اما اکثریت به این نتیجه می رسیم که رعایت حد تعادل در محیط کاری می تواند اثربخش و بدون چالش باشد.
مزایا صمیمی شدن با همکاران در محیط کار :
- تبدیل شدن محیط کار به محلی پر هیجان و خوش انرژی
- کاهش میزان رفتارهای غیر اخلاقی بین همکاران
- تقویت روحیه کار گروهی
- داشتن اشتیاق بیشتر برای آمدن به سر کار
- همدلی با یکدیگر در حین بروز مشکلات شخصی برای همکاران
- کاهش میزان افسردگی و دلسردگی کارکنان
- یادگیری مطالب جدید و اشتراک گذاری دانسته ها
معایب صمیمی شدن با همکاران در محیط کار :
- صمیمیت بیش از حد بین همکاران حالت رسمی کادر محیط کاری را از بین می برد.
- پایین آمدن بازدهی و کیفیت کار به خاطر شوخی، خنده ها و یادآوری خاطره ها بین کارمندان
- از بین رفتن مرز بین زندگی خصوصی و زندگی کاری
- چون حریم های خصوصی از بین می روند امکان شوخی های ناراحت کننده و سوتفاهم ها افزایش می یابد.
- ممکن است همکاران رازدار نباشند و اسرار خصوصی همکاران منتشر شود.
- افزایش میزان حواشی در بین کارمندان
راه کارهای همکار خوب و سازگار بودن :
- در کارهای تیمی وظیفه خود را به نحو احسن انجام دهید و به دنبال نشان دادن کوتاهی و نقص دیگران در کار نباشید.
- مرز صمیمیت و همکار بودن با دیگران را تشخیص داده و رعایت کنید.
- در محیط کار کمال احترام و ادب را در رفتار با همکاران و مدیر خود داشته باشید.
- همانطور که پیشرفت خودتان در محیط کار برایتان اهمیت دارد ؛ پیشرفت همکارانتان هم برای شما مهم باشد.
- همکاران تان را با هر تیپ شخصیتی که دارند، بپذیرید. هیچ انسانی کامل نیست و قطعاً ایراداتی در همه ما وجود دارد. سعی کنید روحیه سازشگر، انتقادپذیر و منطقی داشته باشید.
- پذیرش تان را از همکاران و شرایط محیط کاری بالا ببرید.
- برای اینکه محیط کاری پویا و پرانرژی داشته باشید ؛ تلاش کنید.
- با همکاران خود لجبازی و چشم و هم چشمی نداشته باشید.
- تکنیک های ارتباط مؤثر و رفتار جراتمندانه یاد بگیرید تا بهتر بتوانید با هر تیپ شخصیتی رفتار کنید.
- سعی کنید با بالا بردن کیفیت کاری خود بدرخشید نه با خراب کردن همکاران تان در نظر دیگران.
- مدام به خود یادآوری کنید که در یک تیم فعالیت می کنید ؛ که با هدفی مشترک روبه جلو و به سمت موفقیت در حال حرکت هستید.
- مسائل عاشقانه خود را با مسائل کاری قاطی نکنید و حریم مسائل خصوصی خود را حفظ کنید.
- قدرت نه گفتن یاد بگیرید. در برابر خواسته های غیرمنطقی و نا به جا همکاران خود پاسخ صحیح دهید.
- به دنبال پرو بال دادن به درگیری و چالش های محیط کار با همکاران خود نباشید.
- رفتار با همکار جنس مخالف خود را در نظر بگیرید و شایسته و مقبول رفتار کنید.
- اگر از همکار خود خطایی در انجام کارش می بینید ؛ سعی کنید با او همیار و همدل باشید و به اعتماد به نفس او صدمه ای نزنید.
- اگر همکار شما تحت تاثیر هیجانات منفی است و با روحیه خراب کار می کند ؛ می توانید از او مشکلش را جویا شوید اما مراقب باشید که این پروسه به یک روند درد و دل کردن بی وقفه تبدیل نشود.
- سعی کنید دنبال رفتار ناشایست غیر انسانی و غیر اخلاقی نباشید.
- آدم های دو رو و زیرآب زن را شناسایی کنید و سعی کنید با رابطه متعادل صمیمانه آن ها را با خود همراه کنید تا دست از کار ناشایست خود بکشند.
- اگر همکارتان برای شما وقت می گذارند و در انجام کارتان به شما کمک می کنند ؛ حتماً از او قدردانی کنید
انواع رفتار های غیر حرفه ای و غیر اخلاقی در محیط کار :
برای اینکه بتوانید یک فرد موثر و قابل اعتماد در محیط کار خود باشید ؛ باید به نحوه رفتار و عملکرد خود توجه داشته باشید و حتما اصول اخلاقی و حرفه ای را در محل کارتان رعایت کنید. از طرفی هم یک سری رفتار ها از افراد سر می زند که واقعاً غیر حرفه ای و غیر اخلاقی است که در ادامه به چندین مورد از این دست رفتار ها اشاره می کنیم.
دسیسه چینی و زیرآب زنی کردن
فرد در محیط نارضایتی دارد اما انقدر فرد شریف و با مسئولیتی نیست که با مدیر خود صحبت کند و مشکلاتش را حل و فصل نماید ؛ از این رو ابتدا افرادی که مثل خودش تا حدی نارضایتی دارند را شناسایی می کند و در مرحله بعد با تحریک آن ها حرف های خود را می زند و در نهایت هم به مدیر، از نارضایتی همکارانش گزارش دهی می کند.
غرض ورزی با همکاران
فردی همکار یا ممکن است همکاران خود را رقیب و مانع پیشرفت خود می داند و به جای اینکه کار و تلاش خود را بیشتر کند؛ شروع به خراب کردن آن افراد در دید دیگران و مخصوص مدیریت می کند. نهایت تلاش خود را با قصد منفی قبلی انجام می دهد که آن ها را به پایین بکشد و حتی از مقام خود برکنار کند تا به جایگاه و مزایای دلخواه خود برسد.
دروغ گویی و غُلو کردن در رابطه با همکاران
گاهی اوقات ممکن است فرد در مورد همکار خود مطلب دروغی را به دیگران یا به مدیریت منتقل کند به این صورت که ممکن است همکار این فرد واقعاً مرتکب خطایی شده باشد که قابل چشم پوشی هست، اما این فرد دروغ گو، فعالیت همکار خود را با زیاده روی و اصطلاحاً "با پیاز داغ بالا" تعریف و گزارش می کند.
در ادامه هم می توان به موارد دیگری اشاره کرد امروزه در محیط های کاری بین همکاران شایع شده اند که عبارتند از :
- غیبت کردن و پشت سرگویی از همکاران
- پخش کردن حرف های خصوصی و اسرار کارمندان بین یکدیگر
- خودنمایی بیش از حد در میان همکاران به علت داشتن مهارت یا تخصص خاصی که دیگران ندارند.
- هر فردی دنیا را از دیدگاه و ذهنیت خود مشاهده و تفسیر می کند. در محیط کار ممکن است همکاران با توجه به واقعیت های ذهنی خود ماهیت وجودی دیگران را ارزیابی کنند که می تواند تحلیل و قضاوت نابجایی از یکدیگر را در محل کار در پی داشته باشد.
- ممکن است افراد به علت ناامنی های وجودی خود، به همکاران خود همواره بدبین بوده و با شک با آن ها رفتار کنند.
تعریف محیط کار
محلی است که کارمندان در یک بنگاه تجاری و کسب و کار در کنار هم فعالیت می کنند. محیط کار هم شامل فضای فیزیکی فعالیت های کاری می شود و هم شامل فضای اجتماعی و ارتباطی بین کارمندان، رؤسا و مدیران.
محیط کار می تواند مجموعه فضایی مثل یک سازمان داشته باشد به همراه امکانات و متعلقات آن، می تواند یک فروشگاه تجاری بزرگ به همراه کلی فروشنده باشد یا اینکه اگر فردی در خانه مشغول به کار است ؛ محیط کار و محل زندگی اش همان خانه او می باشد. در کل باید محیط کار طوری باشد که کارکنان هم بتوانند به بهترین شیوه فعالیت کنند و هم ارتباط خوبی با یکدیگر داشته باشند و هم عاشق محل کار خود شده و از حضور در محیط کاری خود لذت ببرند.
ویژگی های محیط کار خوب و ایده آل :
محیط کار دقیقاً جایی است که مثل خانه دوم انسان ها می ماند و اگر ویژگی هایی داشته باشد که فرد در آن احساس امنیت، آرامش و پویایی داشته باشد ؛ کار و فعالیت های خود را به نحو احسن انجام می دهد. حال با ما باشید تا این ویژگی ها را بررسی کنیم.
میزان ظرفیت و گنجایش فضای کاری :
اگر که تمامی وسایل و امکانات مربوط به کسب و کار به نحوی منظم، مرتب و کارآمد چیده شده باشند و در نحوه چیدمان انباشتگی وسایل بلا استفاده نباشد ؛ هم چرخش انرژی مثبت را داریم و هم شکل زیبای محیط کاری می تواند بر روحیه کارکنان تاثیر بگذارد.
میزان نورپردازی محیط کاری :
محل کار افراد باید از میزان نور مناسب برخوردار باشد ؛ تاریک بودن فضا موجب خمودگی و رخوت در کارمندان می شود.
نبود آلودگی صوتی در محیط کار :
محیط کار باید آرامش و سکوت خاص خود را داشته باشد ؛ هم از نظر محیط بیرونی در محل کار صداهای مزاحم نباشد هم فضای داخلی محیط کار طوری باشد که مکالمه و یا سرو صدای کارکنان برای یکدیگر حواس پرتی ایجاد نکند.
از دیگر ویژگی های محیط کار مناسب و ایده آل می توان به موارد زیر هم اشاره کرد :
- استفاده از وسایل هیجان انگیز یا گلدان های سرسبز برای بالابردن زیبایی بصری
- مشخص بودن حریم شخصی و محل کار کردن کارکنان
- مجهز بودن محل کار به وسایل و تجهیزات ایمنی
- اختصاص اتاق یا محلی را در محیط کار برای اشتراک گذاری اطلاعات و انجام گفت و گو های گروهی
- صندلی ها، میز ها به نوعی با کیفیت باشند که کارکنان بعد از مدت طولانی نشستن و فعالیت دچار مشکلات جسمانی نشوند.
ایده های طلایی برای بهبود محیط کار :
می توانید فضای محیط کار خود را به شیوه ای آراسته و مهیا کنید ؛ که علاوه بر این که محلی برای انجام فعالیت های کاری است ؛ محلی به دور از استرس و چالش برای تولید ایده های خلاقانه و پیشرفت کارکنان باشد، مثلاً این ایده ها عبارتند از :
- نصب تابلو اعلانات برای خبر ها و گزارش های کاری مهم
- داشتن تخته سیاه یا وایت بُرد برای نوشتن جملات مثبت و انگیزشی روزانه
- داشتن اتاق خوراکی ها یا اتاق علاقه مندی ها :
این اتاق از آشپزخانه ی محل کار جداست. در این فضا هر کارمند می تواند هر خوراکی که دوست دارد یا هر چیزی که او را از انرژی های منفی دور می کند، داشته باشد ؛ که با ورود به این اتاق طی چند لحظه ذهن خود را پاکسازی کرده و پرانرژی تر به فعالیت خود ادامه دهد.
- داشتن ایستگاه خلاقیت و نوآوری :
در ایستگاه خلاقیت فقط یک ایده نوپا جهت بحث و گفت و گو گذاشته می شود ؛ حال می تواند روی دیوار به عنوان یک بنر باشد یا روی تخته ای نوشته شود. کارمندان به طور ناخودآگاه وقتی از کنار این ایستگاه می گذرند ؛ به فکر و ایده پردازی مشغول می شوند. در نهایت قطعاً شاهد ایده های بسیار کارآمدی خواهیم بود.
مدیر یک مجموعه کسب و کار کیست ؟
درست است که کارمندان جز اصلی یک مجموعه کاری هستند اما عضو اصلی که تمامی کارها و فعالیت ها را به سمت موفقیت هدایت می کند؛ شخص مدیر است.
مدیر کسی است که به تمامی اصول کاری، سیاست ها و راهبرد های مجموعه آشنایی داشته و گویی مسیر موفقیت را به خوبی می شناسد ؛ از این رو می تواند به خوبی فعالیت کارکنان را زیرنظر گرفته و کاستی ها را تشخیص داده و بحران ها را مدیریت کند. مدیر ناخدای کشتی کسب و کار است که هم بر پیج و خم های مسیر آشناست و هم نحوه کار و ارتباط با کارمندان را خوب می شناسد.
مدیران در سطوح مختلفی از بالاترین تا پایین ترین رتبه دسته بندی می شوند اما در این جا ما به طور کلی شخص مدیر را مورد ارزیابی قرار می دهیم.
ویژگی های مدیران حرفه ای و کارآمد :
- متخصص در حرفه خود و با مهارت و کاردان
- توانایی حل مسائل و مدیریت بحران ها
- داشتن تعهد و احساس مسئولیت نسبت به سِمت و کارکنان خود
- فراهم کردن فضای رشد و ارتقا برای کارکنان
- داشتن روحیه حمایتگر و پشتیبان در ارتباط گیری با کارمندان
- دادن حقوق و مزایای متناسب با نحوه عملکرد کارمندان
- ارزیابی عملکرد کارمندان و داشتن سیستم اثربخش سنجش عملکرد
- توانایی به روز کردن خود با فناوری و علم روز دنیا
- ایجاد فضایی که کارکنان بتوانند آزادانه نظرات و انتقادات خود را بیان کنند.
- داشتن قابلیت برقراری ارتباط مؤثر با کارمندان
- قدرت تشخیص تیپ های شخصیتی افراد در مجموعه خود : یکی از وظایف اصلی مدیران تعیین اصول و چارچوب هایی جهت استخدام نیروی کار است. مدیران ضعیف که وظیفه خود را سرسری می گیرند ؛ تمایل دارند افرادی را بپذیرند که، حالت قربانی صفت دارند و یک فرد فقط مطیع و بله قربان گو هستند ؛ چرا که در طول فعالیت کاری با این افراد چالشی نخواهند داشت و بیشترین سازش را در شرایط سخت محیط کاری دارند و دم نمی زنند.
- مدیر با توجه به مهارت های تشخیص افراد و آزمون هایی که گرفته می شود ؛ تعدادی کارمند را استخدام می کند حال بعد از مدتی مشخص می شود که کارمندی تملق گو یا زیرآب زن است ؛ قطعاً مدیر باید تدبیری برای کنترل یا حتی خروج فرد داشته باشد و به افراد با مهارت، وفادار و صادق بهای بیشتری بدهد.
- بنا به تیپ شخصیتی هر فرد، مدیر انتظاراتی که از کارمندان خود دارد را به صورتی شفاف و واضح مشخص کند و به آن ها اطلاع دهد.
- مدیر خود باید شخصیت مستقل و کاریزماتیکی داشته باشد تا بتواند کارمندانی مستقل و قوی تربیت کند که بتوانند خودشان در حین بروز مشکلات عاقلانه و با تدبیر عمل کنند و وابسته دیگران نباشند.
- توانایی دادن احساس امنیت و اطمینان به کارکنان : وقتی افراد در محیط کار احساس آرامش و امنیت خاطر داشته باشند ؛ با ذهنی پویا و بدون استرس کار می کنند حتی اگر خطایی هم بکنند به جای مضطرب شدن به فکر جبران و بهبود عملکرد خود هستند.
- قدرت مدیر در صبوری و خود کنترلی خودش است. مدیر باید قادر به مدیریت خشم و هیجانات خود باشد.
- حرف و عمل مدیر باید یکسان باشد و همین خصلت اوست که کار کردن با او را برای کارمندانش جذاب و لذت بخش می کند.
- مدیر باید مبادی آداب و محترم باشد و حریم خصوصی افراد را شناخته و حفظ کند. باید به گونه ای رفتار کند که فارغ از بحث کاری کارکنان با احترام و ادب با او رفتار کنند.
- مدیر باید عادل و با انصاف باشد.
نکته سوپر طلایی :
مدیران عزیز توجه داشته باشید!
به سکوت های طولانی مدت کارمندان خود اهمیت بدهید. ممکن است این سکوت به نوعی آرامش قبل از طوفان باشد. چرا ؟!
در نوع تیپ شخصیتی بعضی از افراد "سکوت" نهادینه شده و درست است که کلاً فرد ساکتی می باشد اما نباید این گونه تلقی شود که همیشه سکوت این فرد نشانه ی رضایت و موافقت اوست ؛ ممکن است کارمندی از بخشی از کار یا محیط کاری و حتی همکاری ناراحتی داشته باشد و مدت ها این ناراحتی را با خود حمل کند و چیزی نگوید ؛ اما بعد از مدتی که از چند جنبه مورد فشار قرار می گیرد ناگهان مثل آتش فشانی فوران کرده و ممکن است حتی خروج از کار هم رقم بخورد. از این رو مدیر باید به سکوت کارمندان هم توجه داشته باشد.
تکنیک های ارتباطی برای بهبود کیفیت رفتار مدیر با کارمندان خود :
ارتباطی که مدیر با کارمندان خود دارد، خیلی تاثیر به سزایی بر پیشبرد اهداف کار و تقویت روحیه کارکنان خواهد داشت. تکنیک هایی جهت نحوه ارتباط گیری مدیر با کارمندان ارائه شده که به آن می پردازیم.
تکنیک مدیر جان به گوش باش :
گاهی اوقات کارکنان در محیط کار دچار مشکلاتی می شوند که روی عملکردشان تأثیر می گذارد و مدیر اینجاست که وارد عمل می شود. در این تکنیک اصلی ترین رُکن " شنونده بی چون و چرا بودن" است.
فرض کنید کارمندی از بی مسئولیتی همکارش به ستوه آمده و در این میان مشکلاتی پیش آمد کرده که به کیفیت انجام کار صدمه زده است. کارمند عصبانی، ناراحت و مضطرب است. مدیر کاردان در وهله اول موضوع را کامل بررسی و جستجو می کند تا از اصل ماجرا باخبر شده و وارد بازی روانی کارمند شاکی خود نشود و بتواند درست قضاوت و تصمیم گیری کند.
در مرحله بعد با استفاده از کلمات و جملات خنثی فقط به حرف های فرد گوش داده و اجازه می دهد او صحبت کند و خود کمتر حرف می زند. با این عمل به کارمند خود این پیام را می دهد که من ناراحتی تو را فهمیدم و در کنار تو قرار دارم نه در مقابلت و در آخر هم با توجه به عدالت و کاردانی خود مساله را حل و فصل می کند.
گوش دادن با آرامش می تواند از چالش های بزرگ و خطرناک جلوگیری کند و احساس امنیت و حمایتگری از طرف مدیر به کارمند بدهد.
تکنیک جملات هوشمندانه و جادویی :
مدیر می تواند در مواقع بحرانی یا در هنگام اصلاح رفتار های مخرب کارکنان مجموعه خود با یک عبارت یا جمله هوشمندانه جادو کند و فرد را اصطلاحاً" خلع سلاح" نماید.
مثلاً کارمندی اهل زیر و رو کشیدن و فریب دادن مدیر خود است و مدیر این مورد را متوجه شده است ؛ می تواند به جای نگاه تجسس گرایانه و مشکوک و زیر ذره بین قرار دادن کار های فرد، به او بگوید که : "اگر بابت موردی که پیش آمده دوست نداری توضیحی بدهی، حرفی نزن، می تونی سکوت کنی! ارزش سکوت بالاتر از دروغ گویی است." با این جمله هم به کارمند فهمانده می شود که منِ مدیر متوجه قصور و خطای تو شدم و هم آن حرمت و پرده نامرئی حیا و اعتماد بین کارمند و مدیر کنار نمی رود. از این رو فرد بیشتر در درون خود فرو می رود و اخلاق بد خود را کنار می گذارد.
تکنیک حلقه مدیر خوب، کارمند خوب :
مرتب گفته می شود که اگر دوست دارید فرزند مسئولیت پذیری داشته باشید از ابتدای تربیت او باید والدین مسئولیت پذیری را کامل از خود بروز دهند تا در فرزندشان نهادینه شود. در محیط کار هم می توان این مورد را راجع به مدیر و کارمند شاهد بود. اگر مدیر با انصاف، متعهد، صادق، وفادار و مسئولیت پذیر باشد و احساس امنیت و احترام در محیط کاری ایجاد کرده باشد ؛ کارمندان اگر بخواهند هم نمی توانند بد رفتاری و سهل انگاری داشته باشند ؛ چه بسا بیشتر تمایل دارند از جان و دل برای کار خود مایه بگذارند.
اینجاست که یک حلقه داینامیکی ایجاد می شود که اگر مدیر دارای شخصیت متعادل و کاریزماتیکی باشد ؛ قطعاً روی کارمندان حتی کارمند حاشیه و چالش دار خود می تواند اثر بگذارد و برعکس. وقتی مدیر ببیند که کارکنانش از دل و جان کار می کنند ؛ خود را موظف به اهمیت و قدردانی از آن ها می داند. مدیر خوب در نتیجه کارمند خوب و برعکس.
تکنیک اعتمادسازی :
همان طور که برای تبلیغ محصول یا خدماتی اصل اولیه جلب اعتماد مشتری است ؛ در محیط کار هم حرف مدیر با عملش باید یکی باشد و به نوعی گفته مدیر مثل سندی ارزشمند عمل کند. اینجاست که کارمند اعتماد کامل به مدیر پیدا می کند و می تواند دلسوزانه مخصوصاً در شرایط بحرانی هم در کنار مدیر خود فعالیت کند.
تشویق و تحسین :
مدیر می تواند با طرح هایی که برای تشویق کارکنانش در نظر می گیرد ؛ هم ذهنیت رشد و ارتقا را در آن ها ایجاد کند و بالا ببرد و هم انگیزه بهبود کیفیت در حین کار کردن را در آن ها افزایش دهد. به طور کلی انسان ها قدردانی و مورد توجه قرار گرفتن را دوست دارند و وقتی این عمل در محیط کارشان شکل بگیرد ؛ ارتباط قوی تری با کار و مدیر خود برقرار می کنند.
تکنیک توجه اثربخش :
اینکه مدیر و کارمند یک حریم خاصی بین خودشان داشته باشند ؛ نکته ای حائز اهمیت است و اصلاً امر حرفه ای نیست که مدیر با کارکنان خود صمیمیت بیش از حد داشته باشد اما گهگاهی اگر به صورت کوتاه حال و احوال کارمندان خود را بپرسد یا طی جلسات کوتاه مدت از کارکنان نسبت به عملکرد و محیط کارشان بازخورد بگیرد ؛ می تواند تاثیر به سزایی در بهبود ارتباط بین آن ها و بالا رفتن بهره وری در محیط کار شود.
تکنیک مکث فقط همین یک بار :
مدیر هم مثل سایر انسان ها ممکن است عصبانی و خشمگین شود و تافته جدا بافته نیست. اما جایگاه مدیر به صورتی است که اگر نتواند مدیریت روی هیجانات منفی خود مثل خشم داشته باشد ؛ ممکن است کلاً سیستم کاری را دچار مشکل کند. مدیر مثل الگویی است که نگاه همه کارمندان به اوست ؛ پس می تواند در حین عصبانیت لحظه ای خودآگاه شود، مکث کند، با خود گفت و گوی کوتاهی داشته باشد که "آرام باش همین یک بار و بعداً تصمیم بگیر و واکنش نشان بده!"
تکنیک هر کارمند یک ارتش یک نفره :
مدیر می تواند با استفاده از خلاقیت و تدبیر خود، سناریو هایی برای کارمندان خود داشته باشد که هر یک بتوانند به گونه ای مستقل و کارآمد در جایگاه خود فعالیت داشته باشند. با یادگیری مستمر آگاهی خود را بالا ببرند و رشد حرفه ای داشته باشند و از طرفی هم به عنوان کارمندانی که مورد اعتماد هستند ؛ طوری رفتار می کنند که در نبود مدیر خللی در اداره امور پیش نیاید و به نوعی می توان روی هر یک از کارمندان حساب کرد و هر یک برای خود ارزش و اعتبار ارتش یک نفره ای را خواهند داشت.
تکنیک خودت رو دست کم نگیر :
یکی از ویژگی های اصلی مدیر شناسایی استعدادهای نهفته ای است که در وجود کارمندانش نهادینه شده است. ممکن است کارمندی مهارت و تخصص بالایی در انجام کار خود داشته باشد اما به علت کمبود اعتماد به نفس، قدرت ابراز و استفاده از آن مهارت ها را نداشته باشد ؛ اینجاست که مدیر هم برای استفاده از این استعداد های کارمندش و هم برای بالا بردن میزان کارایی او در کار، شرایطی فراهم می کند که فرد برای بهبود اعتماد به نفس در درون خود ترغیب می شود. این اقدامات عبارتند از :
- شرکت در دوره های خودآگاهی و بهبود اعتماد به نفس
- دادن مسئولیت های بیشتر به کارمند جهت استفاده از استعداد های فرد
- مشارکت بیشتر در کار های تیمی و گروهی
- تقویت قدرت نه گفتن و یادگیری رفتار جراتمندانه در ارتباط با دیگران
- گزارش دهی های شخصی به مدیر از موفقیت هایی که کارمند در حین کار به دست می آورد.
تکنیک احترام به حباب حفاظتی کارمندان :
حباب حفاظتی یعنی چه ؟
هر فرد به دور خود یک فضای نامرئی دارد که حریم شخصی او محسوب می شود که میزان فاصله فرد با دیگران را تعیین می کند. بعضی افراد با اینکه دیگران خیلی به آن ها نزدیک شوند، اصلاً مشکلی ندارند و این حباب در اطراف آن ها کوچک است اما بعضی دیگر حتی نگاه های دیگران هم اذیت شان می کند چه برسد به اینکه کسی بخواهد در فاصله نزدیک به آن ها قرار بگیرد.
حال در تکنیک احترام به حباب حفاظتی، مدیر باید توجه داشته باشد که هر یک از کارکنانش در چه حباب حفاظتی قرار دارند، گاهی اوقات توجه و زیر نظر گرفتن بیش از حد مدیر باعث می شود که کارمند احساس ناامنی کرده و نتواند با کیفیت بهتری به کار خود ادامه دهد.
تکنیک های ارتباط موثر کارمندان با مدیر خود :
همان طور که مدیران باید با راه های ارتباطی مناسب با کارکنان خود رفتار کنند ؛ کارمندان هم باید رفتار مناسب با مدیر خود داشته باشند و ارتباط گیری آن ها به گونه ای باشد که باعث بالا بردن کیفیت عملکرد و میزان احترام به مدیر در محیط کار شود. در ادامه به چندی از این راه کار ها می پردازیم.
تکنیک مدیر مهربان بهتر از مدیر خوفناک :
کارکنان در محیط کار یک احساس خاصی به مدیر خود دارند و ممکن است این احساس، مثبت و خوب باشد و یک تصویر حمایتگر و همدل از او داشته باشند یا اینکه ممکن است مدیر در ذهن شان فردی ترسناک و عصبانی باشد که مو را از ماست بیرون می کشد و احساس منفی به او داشته باشند.
سعی کنید تصویر ذهنی از مدیر خود را تغییر دهید تا این تصویر خوفناک در ضمیر ناخودآگاه تان، روی فعالیت شما در شغل تان اثر منفی نداشته باشد. مدیرتان را فردی همراه، پشتیبان و مهربان در نظر بگیرید.
تکنیک مدیر من کیست ؟
سعی کنید مدیر خود را بشناسید. وقتی تیپ شخصیتی مدیر خود را تشخیص دهید، ارتباط مؤثر متناسب با ویژگی های او را برقرار می کنید.
مثلاً فرض کنید مدیری کم حرف و درون گرا دارید. از طرفی هم مدام گفتگوی درونی شما این است که "نکنه مدیرم از دست من ناراضی هست که کلا هیچ بازخوردی از کارم به من نمی دهد!" ؛ در صورتی که مدیرتان وقتی شما به نحو احسن کارتان را انجام می دهید چرا باید اخطار یا تذکری به شما بدهد. او فقط عملکرد شما را می بیند و چون از صحبت کردن فراری است فقط ترجیح می دهد موقعی وارد گفتگو با کارمندان شود که مسائل خاص و بحرانی پیشامد کند.
تکنیک ذهن خوانی ممنوع !
کارکنان عزیز سعی کنید در ارتباط با مدیر خود با ذهنی سفید و خالی از هر گونه پیش داوری و حدسیات رفتار کنید. به عنوان مثال اگر در جلسات کاری مدیرتان راجع به نداشتن استرس در حین کار صحبت می کند ؛ سریع در ذهن خود سناریونویسی نکنید که حتماً منظور مدیر من هستم و احساس گناه بگیرید. ذهن خوانی نکنید ! که جز دادن احساس بد به شما چیزی نداشته و بهره وری شما را در کارتان پایین می آورد.
هر زمان که مشاهده کردید در حال ذهن خوانی هستید ؛ سریعاً مکث کنید و خودآگاه شوید و به خود بگویید که : "من اجازه نمی دهم افکار مزاحم و منفی ذهن من را نسبت به مدیر و شغلم آشفته کند ؛ من در مسیر شغلی خود با همکاری مدیر به موفقیت خواهم رسید و فقط به بهترین شیوه وظایف خود را انجام می دهم."
تکنیک حرف دلتو بزن!
اگر کارمند در محیط کاری خود به مشکلی بر بخورد و نتواند با توجه به مهارت های خود آن را مدیریت و حل کند ؛ برای اینکه به عملکردش آسیبی وارد نشود ؛ بهتر است که موضوع را با مدیر خود مطرح کند اما ممکن است کارمند ترجیحش این باشد که خود به حل مساله ادامه دهد و اگر هم نتوانست با مورد پیش آمده کنار بیاید. این جا خطر در کمین کارمند است و خودش متوجه نمی شود. چرا ؟
کارمند اگر مدام ناملایمتی های محل کار خود را تحمل کند ؛ با دلسردی به کار خود ادامه می دهد و کیفیت کاری او کاهش می یابد. پس بهتر است هر چه سریع تر با مدیر خود مساله را مطرح شود و فرد به انبار باروت تبدیل نشود که ناگهان منفجر شده و عواقب جبران ناپذیری داشته باشد. مدیر بهترین مشاور برای کارمندان است که با هم فکری با کارکنانش می تواند بحران ها و مشکلات را ارزیابی و حل کند.
تکنیک ابراز ایده های خلاقانه :
در جلسات گروهی با مدیر خود، حتماً در مباحث مشارکت داشته باشید و از ابراز وجود و بیان نظرات خود نترسید ! با ارائه ایده های نو و خلاقانه و گفت و گو در جمع به مغز مدیر خود این پیام را ارسال می کنید که من یک کارمند پویا، تلاشگر و خلاق هستم که خواستار پیشرفت و نوآوری در کارم هستم.
تکنیک پاسخگویی به موقع و در دسترس بودن :
اگر که مدیرتان از شما گزارش روزانه، هفتگی یا ماهانه می خواهد با نظم و مرتب آماردهی داشته باشید و نگذارید که مدیرتان منتظر بماند. اگر در رابطه با وظایف شما سوالاتی پرسیده می شود به منزله زیر ذره بین رفتن تلقی نکنید و با حوصله و دقیق پاسخگویی داشته باشید. این طور می شود که به مدیر خود احساس امنیت و اطمینان و یک خیال راحتی از جانب خودتان می دهید.
اگر که لازم است برای این پاسخ دهی به مدیرتان، برنامه ریزی روزانه و الویت بندی وظایف داشته باشید ؛ حتماً این کار را انجام دهید.
تکنیک کارمند بی چالش باش !
همیشه محل کار فقط جایگاه تمرکز روی کار و پیشرفت کارمند برای رسیدن به موفقیت در موقعیت شغلی خود بوده و یکی از مخرب ترین عواملی که کارکنان یک مجموعه را از مسیر درست رشد حرفه ای دور می کند ؛ درگیر شدن در مسائل حاشیه ای و نامرتبط با وظایف شان است. چند مورد از این مسائل عبارتند از :
- چرا مدیر با آقای فلانی بیشتر جلسه داره و با بقیه کارمندان کاری نداشته و اهمیت نمی ده ؟!
- خانم فلانی که اصلاً توی کارش حرفه ای نیست، چرا حقوقش بالا رفته ؟
- مدیر عجب پولی درمیاره ماشین آخرین مدل خریده و حقوق ما رو به زور میده ؟
- غذای محل کارمون افتضاحه همه با هم بریم اعتراض کنیم، مدیر مجبوره یه فکری بکنه !
همیشه کارمندان پرحاشیه در دید مدیر از ارزش خیلی پایینی برخوردار بوده و چه بسا پس از مدتی ممکن است مدیر با آن ها قطع همکاری کند. بنابراین سعی کنید از مسیر های پر حواشی در محل کارتان دوری کنید و یک کارمند روراست، صادق و بی آلایش باشید که مدیر از وجودتان در مجموعه خود احساس آرامش و اطمینان داشته باشد.
تکنیک در انجام وظایف گلادیاتور مهربان باش !
حقیقتاً در هر کسب و کاری اصطلاحاً بالا و پایین ها و فراز و نشیب هایی وجود دارد. در موقعیت های بحرانی، مدیر خود را تنها نگذارید و مثل یک گلادیاتور تا آخرین توان در میدان نبرد تلاش کنید ؛ این جاست که به قوت قلبی برای مدیر تبدیل می شوید که در انتخاب شما به عنوان کارمند اشتباه نکرده است. قطعاً وقتی همه کارمندان از ته دل و صمیمانه در شرایط طوفانی در کنار مدیر خود تلاش کنند و مهربانانه تا آخر مسیر همدلی و همیاری داشته باشند ؛ کشتی به گِل نشسته به راه می افتد و به شکوفایی می رسد.
تاب آوری در محیط کار در روزهای سخت کاری، بدون غُر زدن و توقع، برای یک مدیر از سوی کارکنانش خیلی ارزشمند و حائز اهمیت است.
نکات جذاب شدن کارکنان در نظر مدیر :
- کارمند قانون مندی باشید و به رعایت قوانین و اصول انجام کار، در محیط کاری بسیار توجه کنید.
- در محیط کار تمرکزتان فقط بر روی نحوه انجام کارتان به بهترین شکل باشد و خود را درگیر مسائل حاشیه ای نکنید.
- مسائل و مشکلات زندگی خود را پشتِ درِ محل کارتان بگذارید و وارد محیط کارتان شوید.
- ساعت ذهنی تان را طوری تنظیم کنید که به موقع، ورود و خروج تان به محل کار انجام شود.
- اگر جزو قوانین محل کارتان پوشیدن یونیفرم مخصوص هست ؛ حتماً ظاهر و پوشش موجه و مرتب داشته باشید.
- در قبال وظیفه ای که به شما محول شده است؛ باید متعهد، وفادار و مسئولیت پذیر باشید.
نکته سوپر طلایی:
درست است که کارکنان باید متعهد و وفادار باشند اما این تعهد و پایبندی به کار، باید در فرد قلبی باشد ؛ یعنی تحمل کردن شرایط سخت کاری و از درون ناراحت بودن، به معنای وفاداری نیست.
- به کاری که انجام می دهید عشق بورزید و به آن افتخار کنید.
- مدیریت زمان در انجام پروژه ها داشته باشید یعنی پروژه ها را به موقع شروع و پایان دهید.
- رقابت ناسالم با همکاران خود نداشته باشید.
- اطلاعاتی که در حین انجام کارتان در اختیار شما قرار می گیرد ؛ به صورتی محرمانه بوده و باید در حفظ و نگه داری آن ها کوشا باشید.
- از انجام رفتار های ناشایست غیر اخلاقی که در بالاتر توضیح داده شد در محیط کار بپرهیزید.
- شایستگی و قابلیت کارمندان را میزان اعتماد به نفس آن ها در کارشان مشخص می کند ؛ پس با اعتماد به نفس باشید و این ویژگی را در رفتار و حتی زبان بدن خود هم به نمایش بگذارید. همیشه مثل یک انسان کاریزماتیک و قدرتمند بایستید و صحبت کنید.
رهنمود آخر :
یک سیستم را در نظر بگیرید برای این که به خوبی کار کند و به ارتقا برسد باید تمامی اجزای آن در راستای هدف مشترک با یکدیگر هماهنگ و درست فعالیت کنند. در محیط کار هم، همکاران و مدیر یا مدیران مثل اجزای یک سیستم عمل می کنند که اگر با ارتباط گیری صحیح و کارآمد با هم در تعامل باشند ؛ می توانند با اثربخشی بالا در مسیر کسب و کار خود قدم بردارند و افراد در طول مسیر کاری علاوه بر پیشرفت حرفه ای به رشد اجتماعی و اخلاقی هم خواهند رسید.